Les procédures de participation aux marchés publics ne sont pas simples et sont définies dans plusieurs directives européennes. Lorsqu’elles participent à un marché public, les entreprises doivent non seulement formuler des réponses aux questions posées concernant les biens ou les services (de construction, e. a.) concernés, mais elles doivent également fournir toute une série de documents, comme des attestations de dépôt des comptes annuels (BNB), de dépôt de la déclaration ONSS et du paiement des cotisations de sécurité sociale, ou encore d’absence de dettes fiscales (SPF Finances).
Dans les faits, les pouvoirs publics adjudicateurs demandent souvent aux entreprises participantes de joindre des documents contenant des informations déjà disponibles auprès d’autres services publics. Comment remédier à cette situation ? Le guide numérique récemment réalisé par la FEB (15 propositions pour réduire les charges administratives) offre des pistes.
Depuis 2005, les pouvoirs publics adjudicateurs peuvent consulter en ligne, via l’application Télémarc de Digiflow, les banques de données fédérales (Banque nationale, TVA et Impôts, ONSS, BCE et la banque de données des agréations d’entrepreneurs de la construction) afin d’obtenir des informations sur les entreprises qui sont candidates à un marché public.
Imposer l’utilisation des outils disponibles pour appliquer le principe « only once »
En 2018, l’utilisation de Telemarc est devenue obligatoire pour tous les pouvoirs adjudicateurs belges. Pourtant, la Cour des comptes a estimé fin 2018 que sur un total estimé à 13.000, seuls 1.500 pouvoirs adjudicateurs utilisaient cette interface gratuite.
Un motif souvent évoqué pour la non-utilisation de Digiflow/Telemarc est que cela nécessite la désignation d’un gestionnaire de données responsable de l’utilisation correcte des données (parfois sensibles) mises à disposition via Digiflow. Or, bon nombre d’autorités locales ne disposent pas de l’échelle requise ou d’un collaborateur possédant les compétences nécessaires pour nommer un(e) responsable de la sécurité des données. Elles s’accrochent dès lors aux procédures traditionnelles où toutes les attestations possibles doivent être jointes. Le secteur de la construction confirme que la grande majorité des autorités locales et des intercommunales demandent toujours toutes ces attestations.
Il est important de préciser que 30% de tous les marchés publics passent par les autorités locales. De nombreuses entreprises restent donc confrontées à des charges administratives excessives dans le cadre des marchés publics.
Toutes les autorités qui n’utilisent pas encore Digiflow/Telemarc devraient le faire de toute urgence. Et toutes celles qui ne le font pas encore devraient également recourir à la déclaration sur l’honneur. C’est la seule façon de réduire davantage les formalités administratives liées aux marchés publics pour les entreprises, y compris celles qui travaillent principalement pour des autorités locales.
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