Om de adoptiegraad van e-facturatie op te krikken, oordeelde de Belgische wetgever dat een verplichting nodig is. Zo is het sinds 1 maart 2024 al verplicht om elektronisch te factureren voor alle overheidsopdrachten van Belgische overheden met een waarde tussen 3.000 en 30.000 euro. Maar dat is slechts de eerste stap, zoals ook blijkt uit de recent gepubliceerde e-guide van het VBO (15 voorstellen voor minder administratieve lasten).
Wanneer we het hebben over elektronische facturatie bedoelen we niet dat de factuur in Word-, Excel- of pdf-formaat verzonden wordt via mail, maar gaat het over een volledig digitale stroom voor het opstellen, verzenden en ontvangen van de factuur. Met andere woorden wordt er bij e-invoicing een factuur verstuurd in een digitaal, automatisch en interoperabel formaat.
Die verplichting, die de Belgische wetgever gefaseerd invoerde, is slechts een eerste stap. De ambitie, die ook vanuit Europa wordt uitgesproken, is om alle facturen tussen bedrijven en overheden in de verschillende Europese landen via elektronische weg te laten verlopen. Naast de verscheidene voordelen op operationeel niveau voor de bedrijven, zijn er ook baten voor de overheden. Elektronische facturatie kadert namelijk ook in een grotere strijd tegen de ontduiking van indirecte belastingen (de zogenaamde VAT Gap of btw-kloof).
De volgende stap die in dat kader zal worden gezet is de verplichting tot elektronische facturatie tussen bedrijven onderling, de zogenaamde ‘B2B e-invoicing’-verplichting. Daarbij zullen bedrijven elektronische facturen zowel moeten kunnen ontvangen als versturen. Die verplichting komt er in België aan vanaf 1 januari 2026. De wet (Wetsontwerp tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft) werd op 1 februari 2024 in het parlement goedgekeurd en vervolgens gepubliceerd. Om de overgang naar het nieuwe systeem te ondersteunen, voorziet ze ook in een verhoogde investeringsaftrek van 120% voor investeringen in elektronische facturatie.
Communiceren en sensibiliseren
De recente goedkeuring van de wettelijke verplichting tot e-invoicing in b2b vanaf 1 januari 2026 laat een voldoende lange overgangsperiode voor bedrijven om zich goed voor te bereiden op de veranderingen.
Het is niettemin cruciaal dat er in voorbereiding van de transitie nog sterk wordt ingezet op communicatie en sensibilisering zowel richting grote en middelgrote bedrijven als richting micro-ondernemingen en zelfstandigen. Alle bedrijven krijgen ermee te maken, anticiperen is dus essentieel. Daartoe is het belangrijk dat een goede samenwerking wordt opgezet tussen de bedrijven (via hun respectieve beroepsfederaties) en de verantwoordelijke administraties (FOD Financiën (btw-administratie), FOD BOSA). De recente keuze van de FOD Financiën om de bestaande ‘Business Expert Group e-invoicing’ van het VBO (met vertegenwoordiging van alle stakeholders) te gebruiken als een begeleidingscomité voor die hervorming, is alvast een belangrijke stap in de goede richting.
Een interoperabel Europees systeem bevorderen
Daarnaast moet er op Europees niveau dringend worden nagegaan hoe bedrijven uit de 10 à 15 landen die in hoofdzaak het interoperabele Europese Open PEPPOL-systeem gebruiken om hun facturen elektronisch te bezorgen aan klanten, dat in de toekomst ook zullen kunnen doen voor hun klanten in landen als Duitsland, Frankrijk, Italië en Polen waar men vaak nog eigen nationale e-invoicingsystemen hanteert die niet compatibel zijn met Open PEPPOL. Mogelijk moet er daartoe een interface of transformator worden ontwikkeld tussen Open PEPPOL en die nationale systemen. Een interoperabiliteitstool, voorgesteld door de overheden, zou deel moeten uitmaken van het pakket ‘VAT in the digital age’ (VIDA), dat momenteel op Europees niveau wordt besproken.
Lees meer artikels over:
