De procedures om deel te nemen aan overheidsopdrachten zijn niet eenvoudig en staan beschreven in verschillende Europese richtlijnen. Bedrijven moeten bij deelname aan een overheidsopdracht niet enkel een antwoord formuleren op de gestelde vragen rond de te leveren goederen of diensten (bouw e.a.), maar ze moeten daarnaast ook een heleboel documenten verstrekken, zoals attesten van indiening van jaarrekening (NBB), attesten van indiening aangifte en betaling RSZ-bijdragen en zelfs attesten van het niet hebben van fiscale schulden (FOD Financiën).
Aanbestedende overheidsdiensten verzoeken deelnemende bedrijven in de praktijk vaak om documenten toe te voegen over informatie die al beschikbaar is bij andere overheidsdiensten. Hoe kan die situatie worden verholpen? De e-guide (15 voorstellen voor minder administratieve lasten) die het VBO onlangs opstelde, biedt enkele mogelijkheden.
Sinds 2005 kunnen aanbestedende overheidsdiensten de Telemarc-toepassing van Digiflow gebruiken om online federale databanken te raadplegen (Nationale Bank, BTW en Belastingen, RSZ, KBO en de databank van erkende aannemers van werken) om informatie te verkrijgen over de ondernemingen die kandidaat zijn voor een overheidsopdracht.
Het gebruik van de beschikbare tools voor de toepassing van het ‘only once’-principe verplichten
Sinds 2018 is het gebruik van Telemarc verplicht voor alle Belgische aanbestedende overheden. Toch waren er volgens het Rekenhof eind 2018, op een geschat totaal van 13.000, nog altijd maar 1.500 aanbestedende diensten die gebruik maakten van die gratis interface.
Reden voor het niet-gebruik van Digiflow/Telemarc is vaak dat daartoe een gegevensbeheerder moet worden aangesteld die verantwoordelijk is voor het correcte gebruik van de via Digiflow ter beschikking gestelde (en soms gevoelige) data. Veel lokale overheden hebben echter niet de schaal of een medewerker met de nodige competenties die ze als veiligheidsbeheerder kunnen/willen aanstellen. Zij hangen dus nog vast aan de klassieke procedures waarbij alle mogelijke attesten moeten worden toegevoegd. In de bouwsector wordt bevestigd dat de overgrote meerderheid van de lokale besturen en intercommunales al die attesten nog steeds opvragen.
Het is daarbij belangrijk aan te stippen dat 30% van alle overheidsopdrachten via lokale overheden verloopt. Veel ondernemingen blijven dus geconfronteerd met te zware administratieve lasten rond overheidsopdrachten.
Alle overheden die nog geen gebruik maken van Digiflow/Telemarc zouden dat dringend moeten doen. En alle overheden die dat nog niet doen, zouden vervolgens ook gebruik moeten maken van het systeem van de verklaring op eer. Alleen op die manier kan de administratieve rompslomp voor overheidsopdrachten voor de bedrijven verder worden teruggedrongen, ook voor de bedrijven die voornamelijk werken voor lokale overheden.
Lees meer artikels over:
